Când ai nevoie de servicii de facility management?

Se vorbește din ce în ce mai mult despre serviciile de management al clădirilor („facility management”), însă la ce se referă mai exact acest termen? Serviciile de facility management cuprind toate acele servicii de operare și întreținere a unei clădiri sau proprietăți. În această categorie, intră serviciile de mentenanță predictivă, preventivă și corectivă, de managementul mentenanței și al contractelor cu furnizorii, de serviciile de curățenie și pază, de grădinărit sau peisagistică etc. Există multe astfel de servicii pe care o companie specializată în managementul clădirilor ți le poate oferi, iar ele pot fi personalizate în funcție de nevoile tale. Piața serviciilor de management al clădirilor este într-o plină ascensiune. În momentul de față, ea este concentrată într-o proporție de 90% în București, majoritatea clădirilor de birouri și parcuri logistice optând pentru astfel de servicii, însă se observă o tendință de extindere a serviciilor și în exteriorul capitalei, mai exact în partea de vest a țării.

În acest articolul, vom vorbi pe larg despre managementul clădirilor – ce presupune el de fapt, în ce situații sunt recomandate aceste servicii și de ce este indicat să apelezi la serviciile externe ale unei firme de facility management. La finalul acestui articol, vei putea lua o decizie corectă – ai sau nu ai nevoie de servicii de management al clădirii?

Facility management – ce înseamnă?

Am precizat definiția tehnică a conceptului de facility management. Formulată într-un mod mult mai prietenos și accesibil tuturor, serviciile de management al clădirilor implică tot felul de activități cu rolul de a întreține o clădire într-o manieră eficientă din punct de vedere al costurilor și de a menține valoarea clădirii pe termen lung. Practic, la baza acestui concept stă o vorbă pe care o folosim de obicei în tot felul de situații – „de ce să tratezi, când poți să previi?”. Managementul clădirilor se ocupă de anticiparea și rezolvarea unei probleme înainte de a degenera și de a investi mai mulți bani în lucrări de reparații. A fi proactiv este unul dintre cele mai importante lucruri pentru desfășurarea eficientă a operațiunilor în cazul oricărei clădiri. Scopul final al serviciilor de management al clădirilor este obținerea unor costuri de întreținere cât mai reduse.

BMS – instrument al managementului clădirilor

Serviciile de management al clădirii se referă atât la mentenanța tehnică, adică la mentenanța sistemelor electrice, a sistemelor de încălzire sau de iluminat, cât și la întreținerea infrastrucurii, iar aici intră serviciile de curățenie, de dezinsecție și deratizare, de îngrijire a spațiilor verzi, de gestionare a deșeurilor, de securitate etc. Serviciile de mentenanță tehnică sunt, de obicei, gestionate de Sistemul de Management al Clădirii, numit și BMS. Implementarea unui astfel de sistem permite obținerea unor economii energetice și exploatarea clădirii în parametri de confort optim. Statisticile au arătat că în cazul clădirilor care au implementat BMS, costurile de întreținere au fost reduse cu aproximativ 25%.

Sistemul BMS are multiple avantaje: securitate sporită a clădirilor, reducerea timpului de intervenție, integrarea echipamentelor într-o singură platformă etc. - o eficiență mult mai mare a operațiunilor. Tocmai din acest motiv, din ce în ce mai multe clădiri sunt echipate cu un astfel de sistem (70% din clădirile noi de birouri folosesc BMS). Prețul unui sistem BMS este destul de mare și variază în general între 150.000 - 500.000 euro, în funcție de complexitatea sa, însă valoarea sa este amortizată în timp, cu ajutorul costurilor mai mici de întreținere.

Cine are nevoie de servicii de facility management?

Răspunsul este destul de simplă: orice clădire care este într-o continuă schimbare are nevoie de întreținere specializată, de la complexe rezidențiale, până la mall-uri, clădiri de birouri, centre de afaceri, parcuri logistice, școli, spitale, hale industriale etc. Întreținerea unor clădiri de mari dimensiuni implică niște costuri destul de mari în lipsa unui management al clădirii – trebuie să chemi un electrician sau un instalator de câte ori ai vreo problemă, iar costurile de reparații se tot adună până îți dai seama că nu ești foarte eficient. Să nu mai vorbim de faptul că uneori durează ceva timp până ce găsești o persoană capabilă și disponibilă să se ocupe de problema ta cât mai repede. Astfel de situații nu se întâmplă în cazul unei clădiri cu facility management pentru că de cele mai multe ori, problemele și lucrările de reparații sunt evitate prin anticiparea și corectarea lor. Dacă până acum ai lucrat independent și ai externalizat astfel de servicii de reparații, vei vedea diferențele imediat ce ai implementat un sistem de management al clădirii, mai ales din punct de vedere al costurilor.

De ce să apelezi la serviciile de facility management?

În momentul în care ai de gestionat o clădire, ai de ales între două variante: ori externalizezi serviciile de mentenanță către mai mulți prestatori, în funcție de serviciile de care ai nevoie, ori externalizezi toate serviciile către un singur prestator care este capabil să gestioneze operațiile de întreținere a clădirilor. Bineînțeles, mai există și varianta în care angajezi personal specializat pe diverse probleme și acționezi în mod intern, însă nu este eficientă din punct de vedere al costurilor și nici din punct de vedere al organizării. Întotdeauna, cineva din exterior va vedea problemele cu care te confrunți într-un mod obiectiv și va ști în ce direcție să meargă.

Există mai multe avantaje pentru care ar trebui să apelezi la serviciile de facility management, însă avantajul major rămâne reducerea costurilor – colaborarea cu o firmă specializată în astfel de servicii începe de obicei cu o evaluare a clădirii și cu o serie de recomandări cu privire la starea tehnică a echipamentelor și măsuri de eficientizare a consumului de energie termică și electrică, a consumului de apă etc. Mai mult decât atât, serviciile de management al clădirii îți permit să reduci cheltuielile și cu personalul, pentru că nu vei mai avea nevoie de personal de curățenie, de întreținere, de pază etc. Mai puțin personal, alături de eficientizarea activităților organizației înseamnă o reducere semnificativă a costurilor lunare.

Externalizarea serviciilor de întreținere a unei clădiri către mai mulți furnizori reprezintă un stres în plus de gestionat. De ce să menții legătura cu 4 - 5 parteneri, când poți colabora doar cu unul care să fie responsabil de toate serviciile? Astfel, dacă vrei mai puține responsabilități pe umeri și o întreținere eficientă a clădirii, e momentul să apelezi la o firmă care se ocupă cu serviciile de facility management.